5 Easy Facts About Sistema de Gestión Documental Described
5 Easy Facts About Sistema de Gestión Documental Described
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El almacenamiento y la organización de documentos son las funciones más básicas y fundamentales de un DMS. Estas funcionalidades incluyen:
Pruebas Piloto: Realizar pruebas piloto con los DMS preseleccionados para evaluar su rendimiento y adecuación en el entorno real de la organización.
Seguridad y Privacidad: Es crucial elegir un proveedor de nube que ofrezca sólidas medidas de seguridad y cumplimiento normativo para proteger la información sensible.
La gestión documental se basa en la creación de un sistema eficiente que permita a las organizaciones almacenar grandes volúmenes de información de manera segura y ordenada. Esto incluye la digitalización de documentos, el uso de bases de datos y sistemas de almacenamiento en la nube, así como la implementación de procesos de captura y recuperación de datos.
Colaboración y Management de versiones: facilita el trabajo en equipo mediante la edición colaborativa y mantiene un historial completo de cambios en los documentos.
Inversión overall: Evaluar cuidadosamente las necesidades y considerar los costos de inversión y mantenimiento.
Pérdida de documentos: La falta de un sistema centralizado puede llevar a la pérdida o extravío de documentos importantes.
La búsqueda de documentos y la consulta de información precisa es una práctica muy frecuente dentro de las pequeñas o grandes corporaciones. Dicha práctica puede resultar muy compleja cuando existen muchos documentos guardados y no se cuenta con un sistema de gestión documental efectivo.
Management de versiones y seguimiento de cambios: posibilitando mantener un historial completo de versiones de un documento, lo que facilita el rastreo y el Management de los cambios realizados a lo largo del tiempo.
Recursos disponibles para tareas estratégicas: No se necesita un equipo técnico interno para gestionar el sistema. Todo lo hace Sistema de Gestión Documental el proveedor del software, liberando tus recursos informáticos para otros proyectos.
Dichos documentos no tienen una organización establecida de sus contenidos, al contrario de lo que sucede con los datos almacenados en una foundation de datos definida.
Repositorios Centralizados: Los documentos se almacenan en un repositorio centralizado que facilita su acceso y gestión.
Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico. Una factura que viene por correo ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de la empresa. Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.
Gestión documental Manage de versiones: lleve un registro de sus documentos El Command de versiones permite ver los cambios en un documento y controla que se trabaja con la última versión. ¿Qué sistemas lo incluyen?